Automatisierung mit Microsoft 365

Für kleine Unternehmen (KMU)

Automatisierung mit Microsoft 365

Automatisierung mit Microsoft 365 für kleine und mittlere Unternehmen: Microsoft Access, Excel, Word, Outlook

Warum Digitalisierung und Automatisierung?

In Ihrem Betrieb ist der Arbeitsaufwand hoch, es passieren trotz Anstrengung viele Fehler und die Gewinne bröckeln?

Mit Automatisierung laufen wiederkehrende Arbeitsabläufe automatisch ab. Sie stärken damit die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens und erzielen durch Kosteneinsparungen höhere Gewinne. Überdies wird die Arbeit strukturiert und standardisiert, es gibt weniger Nachfragen und eine höhere Zuverlässigkeit bei der Bearbeitung. Es passieren weniger Fehler.

Auf dem Weg zur Digitalisierung gibt es typische Entwicklungsschritte, die Unternehmen durchlaufen. Diese lassen sich anhand von konkreten Verfahrensweisen einfach erkennen. Auf welcher Stufe befindet sich Ihr Unternehmen?

90% aller Unternehmen in Deutschland verwenden im Büro und Vertrieb Microsoft Office 365: Excel, Word und Outlook sind – zu Recht – die Platzhirsche. Zusätzlich werden Softwareprodukte für bestimmte Tätigkeiten eingesetzt, wie Buchhaltungssoftware und branchenspezifische Softwarelösungen. In den meisten kleinen und mittleren Unternehmen werden, je nach Komplexität, neben Microsoft Office 2 bis 10 zusätzliche Softwareprodukte eingesetzt.

Excel

Daraus ergibt sich in vielen Betrieben eine Softwarelandschaft aus Microsoft Office 365, einer oder mehreren Branchenlösungen, gegebenenfalls einer Buchhaltungssoftware mit der oft auch die Rechnungen erstellt werden.

Excel soll in vielen Betrieben die Aufgabe übernehmen alles zu ermöglichen was durch die eingesetzten Softwarelösungen nicht abgedeckt wird. Excel ist die einfachste Form einer maßgeschneiderten Software, da es einfach zu bedienen ist und von vielen beherrscht wird. Das Ergebnis ist jedoch häufig eine zusammengestückelte Softwarelandschaft

Entwicklungsschritte zur Automatisierung

Ausgangspunkt: Ordner, Outlook und Excel

Die überwiegende Mehrheit der Unternehmen in Deutschland befinden sich hinsichtlich Automatisierung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse auf der Entwicklungsstufe 1: Eine Basisdigitalisierung hat stattgefunden, Automatisierung wird überwiegend nicht angewendet.

Die einfachsten Möglichkeiten Ordnung in die Daten zu bringen ist, diese in einem Dateisystem abzulegen. In den meisten Unternehmen gibt es zu diesem Zweck ein Netzlaufwerk auf dem die Informationen abgelegt werden.

Der am meisten genutzte Kommunikationskanal ist nach wie vor Email. Outlook und auch andere Email-Programme bieten die Möglichkeit Ordner anzulegen in denen die Emails eingeordnet werden können. Dabei gibt es „öffentliche Ordner“ auf die von mehreren Personen zugegriffen werden kann und „private Ordner“ auf die nur ein einzelner Anwender Zugriff hat.

Microsoft Excel ist in den meisten Unternehmen, Großunternehmen eingeschlossen, immer noch der Dreh- und Angelpunkt wenn es um die Themen Kalkulation und Auswertung geht.

Der Grund dafür liegt in der einfachen Handhabung: Fast jeder kann mit Excel Tabellen erstellen, Berechnungen machen und die Daten in Diagrammen darstellen.

Ziel: Individualsoftware: Datenbank MS Access, VBA

Ab Beginn der der 1990er Jahre verfügten die Office Applikationen zwar schon über sogenannte „Makrosprachen“ zur Automatisierung. Diese waren jedoch uneinheitlich und nicht kompatibel zueinander. Die Möglichkeit, mit Makros Arbeitsschritte zu automatisieren, ist auch heute noch in allen Office 365 Applikationen enthalten und wird häufig in Excel genutzt.

Mitte der 1990er Jahre stellte Microsoft zusätzlich zu den Makros die Programmiersprache „VBA“ zur Verfügung. Sie kann seitdem in allen Office Applikationen verwendet werden, ist sehr umfangreich und leistungsfähig.

Jede Tätigkeit, die Sie als Anwender in Microsoft Office ausführen, kann mit VBA automatisiert werden. Die Möglichkeiten sind endlos. Zum Beispiel:

  • Auswahllisten und Entscheidungshilfen erstellen
  • Automatisierte Planung von Arbeitsabläufen
  • Erstellen von Emails
  • Erstellen von Dokumenten
  • Arbeitszeiten erfassen
  • Starten von Programmen
  • Überprüfung von Eingaben
  • Kopieren von Dateien
  • Dateien von Daten aus anderen Systemen, zum Beispiel aus Ihrer Branchen-Software
  • Schnittstellen konzipieren
  • Verbindungen zu verschiedensten Datenbanken und anderen Diensten herstellen
  • Daten in der Cloud bereitstellen, die dann beispielsweise mit einer App auf einem Mobiltelefon oder Tablet gelesen und bearbeitet werden können
  • und und und

Individualsoftware mit Microsoft Access

Ein echter Meilenstein zur Digitalisierung und vor allem zur Automatisierung von Geschäftsprozessen ist die Einführung einer maßgeschneiderten Software, die auf Ihr Unternehmen genau zugeschnitten ist. Sie deckt vieles ab, was Ihre Standardsoftware nicht leistet.

Die individuelle Software für Ihren Betrieb lässt sich ideal mit Microsoft Access erstellen, das ohnehin Teil von Microsoft Office 365 ist. Ihre Vorteile dabei sind:

  • Ersetzt einen Großteil der Excel-Listen
  • Kombiniert Daten
  • Ermöglicht gemeinsame und gleichzeitige Nutzung
  • Liefert gültige Auswertungen
  • Automatisiert Arbeitsablaufplanung und -steuerung

Hauptmerkmale von Microsoft Access:

  • Schnelle Entwicklungsgeschwindigkeit, dadurch enorme Kostenvorteile gegenüber Cloud-basierten Systemen
  • Erstellung von Unternehmens-Software anhand von Vorlagen oder völlig neu
  • Speichern von Daten bei Ihnen im Netzwerk und / oder im „Microsoft Dataverse“, einer Datenbank in der Cloud.
  • Kompatibel mit Windows 11 und Windows 10

Mit einer individuell auf Ihren Betrieb zugeschnittenen Software sind Sie in der Lage, die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse Schritt für Schritt voran zu bringen. Sie fangen an mit den Aufgaben, die Sie am meisten belasten. Das System wächst im Lauf der Zeit. Die Amortisationszeit liegt bei unter zwei Jahren.

Die für die Geschäftsprozesse notwendigen Informationen werden in Ihrer individuellen Software standardisiert erfasst und sind jederzeit für Ihre Mitarbeiter zugänglich, die sie benötigen. Wiederkehrende und andere standardisierte Aufgaben laufen zumindest teil-automatisiert ab. Auswertungen können aktuell erstellt werden, das „Zusammensuchen“ von Informationen aus Excel-Listen, die sich an verschiedenen Orten befinden und die von verschiedenen Mitarbeitern mehr oder weniger zuverlässig und oft unstrukturiert gefüllt werden, entfällt.

Eine für Ihr Unternehmen individuell erstellte Software versetzt Sie und Ihr Unternehmen in die Lage, strukturiert und zeitsparend zu arbeiten. Die Zufriedenheit der Unternehmensleitung und der Mitarbeiter steigt. Suchvorgänge nach Informationen werden auf ein Minimum reduziert.